Archivieren, anonymisieren und löschen
So trennt EasyEstate historische Nachvollziehbarkeit von der datenschutzgerechten Bereinigung personenbezogener Daten.
1. Grundprinzip
Archivieren ist keine Löschung. Archivierte Datensätze bleiben gespeichert und werden deshalb weiterhin datenschutzrechtlich verarbeitet. EasyEstate blendet sie im Tagesgeschäft standardmäßig aus, hält sie für berechtigte historische Recherchen aber gezielt einblendbar und schreibgeschützt vor.
Ist der Zweck personenbezogener Stammdaten entfallen, werden Identitäts- und Kontaktdaten gelöscht oder irreversibel anonymisiert. Sachlich erforderliche Objekt-, Vertrags- und Buchungsverläufe können ohne Personenbezug erhalten bleiben.
2. Lebenszyklus in EasyEstate
- Aktiv: im operativen Bestand sichtbar und, abhängig von Berechtigungen, bearbeitbar.
- Archiviert: standardmäßig ausgeblendet, historisch auffindbar und nicht mehr für neue Vorgänge auswählbar.
- Eingeschränkt aufbewahrt: nur noch für einen dokumentierten gesetzlichen oder rechtlichen Zweck zugänglich.
- Anonymisiert oder gelöscht: Personenbezug wird irreversibel entfernt; eindeutig löschpflichtige Dateien werden physisch beseitigt.
3. Was erhalten bleibt
Objekte, Gebäude, Einheiten, Mietzeiträume, Übergaben sowie Buchungs- und Belegzusammenhänge bleiben erhalten, soweit dies für Vertragserfüllung, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist. Personenbezogene Felder werden dabei auf das erforderliche Minimum reduziert.
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten je nach Dokumentart insbesondere die Fristen der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes. EasyEstate ordnet deshalb nicht pauschal jedem Datensatz dieselbe Frist zu.
4. Was gelöscht werden soll
Ausweiskopien und vergleichbare reine Identitätsnachweise erhalten die eigene Kategorie „Identitätsnachweis (löschpflichtig)“. Sie sollen nach Abschluss der Identitätsprüfung oder nach Wegfall der konkreten Rechtsgrundlage gelöscht und nicht nur archiviert werden.
Freitexte, Nachrichten, Fotos und sonstige Dateien können ebenfalls personenbezogene Angaben enthalten. Sie werden bei einem Betroffenenersuchen geprüft; eine automatische Stichwortlöschung wäre unzuverlässig und könnte aufbewahrungspflichtige Nachweise zerstören.
5. Rechte, Sperren und Nachweis
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit werden über die Datenschutzfunktionen unterstützt. Steht einer Löschung eine Pflicht entgegen, wird die weitere Verarbeitung auf diesen Zweck beschränkt. Lösch- und Anonymisierungsläufe müssen protokollierbar sein, ohne die gelöschten Inhalte im Protokoll erneut zu speichern.
6. Rechtsrahmen des Konzepts
Maßgeblich sind insbesondere Datenminimierung und Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO), das Recht auf Löschung samt Ausnahmen (Art. 17 DSGVO), die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie die Einordnung echter Anonymisierung nach Erwägungsgrund 26. Die konkrete Betreiber-Datenschutzerklärung bleibt vorrangig.